Gemini est l’assistant IA de Google. Pour une fondation qui gère une communication institutionnelle exigeante, son avantage tient à son intégration native dans les outils Google : Gmail pour les échanges, Google Docs pour les rapports, Google Drive pour les documents de référence. Cette intégration réduit les frictions et permet de produire des contenus cohérents directement dans les espaces de travail habituels. Voici comment en tirer parti fonctionnalité par fonctionnalité.
Les instructions personnalisées : poser le cadre institutionnel une fois pour toutes
Gemini permet de renseigner des instructions personnalisées depuis les paramètres du compte. Ces instructions décrivent à l’outil le positionnement de la fondation : son domaine d’action, ses valeurs, ses publics (donateurs, mécènes, bénéficiaires, pouvoirs publics, médias), le niveau de formalisme attendu selon les interlocuteurs, et les formules propres à la structure.
Une fois ces éléments renseignés, Gemini les intègre dans chaque conversation et dans chaque suggestion formulée dans Gmail ou Google Docs. L’avantage de Gemini sur ce point est la continuité : les mêmes instructions s’appliquent dans l’interface Gemini, dans la messagerie et dans les documents.
Ce cadrage est la traduction opérationnelle d’un travail de positionnement qui appartient à d’autres : l’agence de communication, le conseil stratégique, la direction. Gemini applique ce qui a été défini. Il ne le construit pas.
Les projets : compartimenter les registres pour préserver la rigueur
Une fondation produit simultanément des contenus très différents : lettres aux donateurs, rapports aux tutelles, communiqués de presse, bilans intermédiaires pour les financeurs, prises de parole publiques. Chaque registre a ses exigences propres.
Les projets Gemini permettent de compartimenter ces univers. Chaque projet embarque ses propres instructions et ses propres fichiers issus de Google Drive. Un projet « relations mécènes » peut contenir les conventions types, les éléments de bilan à mettre en avant, les formules de remerciement appropriées. Un projet « rapport annuel » embarque la structure des éditions précédentes et le niveau de détail attendu selon les destinataires.
La connexion native avec Google Drive est particulièrement utile pour une fondation : les rapports d’activité précédents, les conventions de partenariat, les plaquettes institutionnelles peuvent être intégrés directement dans les projets.
Les Gems : fiabiliser les productions récurrentes
Les Gems sont des configurations de Gemini dédiées à une tâche précise. Ils embarquent des instructions spécifiques, des documents de référence depuis Google Drive, et un comportement calibré. Une fondation peut en construire plusieurs, chacun couvrant une production récurrente.
Un Gem « lettre de remerciement mécène » peut contenir : la structure en trois temps (accusé de réception, rappel de l’impact concret du soutien, perspective de la relation), le niveau de formalisme approprié, et les éléments variables à personnaliser. Gemini produit une version calibrée que le chargé de communication affine plutôt que de rédiger depuis zéro.
La mémoire et l’intégration Gmail : maintenir la continuité relationnelle
Gemini peut mémoriser des informations transmises au fil des conversations et les réutiliser automatiquement. Pour une fondation, cela sert à maintenir une continuité dans les échanges sans reconstituer le contexte à chaque session.
L’intégration dans Gmail apporte une dimension supplémentaire : Gemini lit le fil des échanges existants et s’en sert pour formuler des réponses cohérentes avec la relation en cours. Pour une fondation qui entretient des correspondances longues avec ses mécènes ou ses partenaires institutionnels, c’est une continuité de ton difficile à obtenir autrement.
Poser ces bases avec méthode
Configurer Gemini pour une fondation demande un travail préalable : identifier les usages prioritaires, rédiger les instructions adaptées à chaque registre, construire les Gems pour les productions récurrentes, organiser les projets et connecter les bons fichiers depuis Google Drive.
L’ADAN accompagne les fondations qui souhaitent poser ces fondations de façon structurée. Ce travail de configuration est complémentaire à celui d’une agence de communication, qui reste le bon interlocuteur pour la stratégie éditoriale, l’identité visuelle et la création de contenus.
Pour aller plus loin :
- Gemini pour les fondations : organiser sa communication institutionnelle avec Google IA
- Claude IA pour les fondations : organiser sa communication institutionnelle
- Stratégie de contenu : ce que c’est vraiment et pourquoi ça change tout
Vous souhaitez structurer l’usage de Gemini dans votre fondation ? Contactez l’ADAN pour en parler.